Pengaruh Perpustakaan Dalam Menjaga Literatur

Haii, Pernahkan kalian mendengar istilah kearsipan?, yaa mungkin dipikiran kalian kearsipan hanyalah tumpukan berkas-berkas yang sudah tua, padahal lebih dari itu istilah kearsipan dapat dipahami, dan ternyata memiliki peranan yang penting dalam pengelolaan suatu organisasi, khususnya perpustakaan. Sistem pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar, selain merupakan aset suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan organisasi pemerintah maupun swasta, karena dengan arsip/dokumen yang teratur dan benar pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat.

Terselenggaranya kearsipan secara baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen yang akan diambil oleh organisasi pemerintah maupun swasta melalui tersedianya informasi yang tersaji dengan baik dan benar. Wilayah (daerah/geografi). Sistem penyimpanan arsip yang digunakan harus disesuaikan dengan jumlah volume dan jenis arsip, artinya sistem penyimpanan tidak terpaku pada satu sistem penyimpanan saja, misalnya pada sistem klasifikasi berdasarkan masalah saja melainkan dapat diganti dengan sistem lainnya, misalnya sistem kronologis ataupun dapat dikombinasikan antara dua sistem, misalnya sistem wilayah digabungkan dengan sistem kronologis bahkan dapat pula dilakukan penggabungan tiga sistem sekaligus misalnya antara nomor urut, wilayah dan kronologis.

Kearsipan berperan penting dalam administrasi, sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. Sistem pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan.

Penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar, selain merupakan aset suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan organisasi pemerintah maupun swasta, karena dengan arsip/dokumen yang teratur dan benar pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat.

Terselenggaranya kearsipan secara baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen yang akan diambil oleh organisasi pemerintah maupun swasta melalui tersedianya informasi yang tersaji dengan baik dan benar.
Menurut Atmosudirdjo, arcief dalam bahasa Belanda mempunyai pengertian sebagai berikut :
a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar dan dokumen-dokumen.
b. Kumpulan literatur dari bahan-bahan kearsipan tersebut di atas.
c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.
Pengertian arsip dalam bidang Administrasi Negara (LAN) adalah naskah-naskah, baik dalam bentuk tunggal maupun dalam bentuk kelompok atau kumpulan, baik dalam bentuk tertulis/bergambar maupun dalam bentuk suara (rekaman).
Jenis-jenis Arsip
Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :

• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja.
• Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
• Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
• Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 

Peranan Kearsipan
Arsip mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah.
Okee, begitulah ulasan yang dapat saya tuliskan diblog ini. Semoga bermanfaat...
Sibal Dg Nawawi.2010. Penerapan Kearsipan pada kantor kearsipan daerah Kabupaten Kutai Barat. Vol. 6 No. 2.1440 – 1605